Основания для выдачи дубликата больничного листа и нюансы его оформления

При отсутствии на рабочем месте из-за болезни персонал должен предоставить работодателю специальную бумагу, которая подтверждает обоснованность отсутствия. Иначе работнику не будет начислено и выплачено пособие за тот период, когда он находился дома или лечился в медицинском учреждении. Для этого государством создана система, благодаря которой можно получить новый экземпляр, если старый был утрачен или испорчен.

Можно ли взять

Потерял работник

Если нет возможности продолжить посещение работы из-за проблем со здоровьем, гражданин получает оригинал в момент посещения поликлиники либо после лечения. После пациент должен самостоятельно обеспечить сохранность бумаги. Если же это по какой-то причине не удалось сделать, есть возможность запросить копию, чтобы подтвердить обоснованность пропуска работы.

Здесь придется совершить следующие шаги:

• Взять паспорт.
• Обратиться к лечащему врачу, который выдал оригинальный ЛВН.
• Получить от доктора бланк заявления, чтобы оформить запрос на еще один вариант бумаги.

Будет созвана комиссия для принятия решения по этому вопросу. Это нужно, чтобы убедиться, что запрашивающий действительно имеет право на получение еще одного варианта вместо утраченного. Затем проверяется номер ранее оформленной бумаги и вся содержащаяся в нем информация, после чего она направляется лечащему врачу, чтобы тот мог выдать копию.

Полезно также почитать: Страховой стаж для больничного листа

Потерял работодатель

После передачи оригинального экземпляра работнику бухгалтерии предприятия, на котором трудится пациент, за сохранность бланка болевший больше ответственности не несет. В этом случае, если бланк был испорчен или утерян, руководитель должен самостоятельно связаться с поликлиникой, которую посещал больной, и оформить запрос на получение нового варианта.

Работник, который допустил пропажу документа или его порчу, обязан возместить затраты. При отсутствии желания, пациент имеет право не обращаться в больницу самостоятельно для решения этой проблемы. Заставлять его не имеют права.

В случае, когда работник согласен заняться решением этой проблемы самостоятельно, без вмешательства руководства предприятия, придется предпринять следующие шаги:

1. Руководством компании оформляется акт, в котором признается вина предприятия. По возможности вносятся реквизиты утраченного экземпляра.
2. С актом и паспортом пациент, чей бланк был утерян, идет в больницу.
3. Созывается комиссия и принимает решение о замене старого ЛВН.

В случае отказа работодателя оплачивать время, когда работник проходил курс лечения и не мог работать, после того, как бумага пропала или была испорчена, есть возможность пожаловаться в отделение ФСС.

Бывает, что причиной возникновения проблемы, когда нужно получить новый ЛВН, становятся чрезвычайные ситуации. Тогда необходимо предоставить в медицинскую организацию справку из соответствующей службы:

• пожарная;
• МЧС;
• коммунальная;
• МВД.

Затем созывается комиссия, которая проводит расследование и составляет акт о чрезвычайной ситуации. Акт подписывается лично руководителем предприятия. После этого работник идет за новым экземпляром ЛВН в больницу.

Ошибка врача

Если при подаче ЛВН в бухгалтерию работник отдела обнаружил ошибку, руководству нужно проконсультироваться со специалистом ФСС. В случае подтверждения наличия ошибки по вине больницы ответственный сотрудник обращается в поликлинику и делает запрос на выдачу дубликата больничного листа при исправлении мед организацией.

Список ошибок,  являющихся достаточным основанием для признания, что лист временной нетрудоспособности испорчен:

• использование кавычек в названии предприятия;
• использование неофициальной аббревиатуры предприятия;
• сокращенное написание специальности доктора;
• применение переносов при написании инициалов врача;
• игнорирование российского и международного права при написании названия предприятия.

Отличие дубликата от подлинника

Несмотря на единую форму заполнения подлинника и копии ЛВН, существуют некоторые отличия:

1. Заполнение происходит либо от руки, либо с применением штампов.
2. Вместо даты выдачи оригинала ставится соответствующая информация о копии.
3. Вместе с именем врача, выдавшего оригинал, записываются имена представителей комиссии, одобрившей оформление и выдачу дополнительного экземпляра.
4. В специальном месте проставляется галочка, указывающая на тип документа.

В каких случаях выдается

Потребность в новом экземпляре вместо старого может появиться в результате двух вещей:

• если человек потерял старый вариант;
• если в документы были найдены помарки в оформлении.

Неважно, кто стал причиной возникновения проблемы: представитель компании, где работает сотрудник, или он сам. Получение больничного требуется для того, чтобы бухгалтерия могла оплатить работнику время, в течение которого он отсутствовал на работе, и чтобы его не уволили за прогулы.

Законодательная база

Выдача дубликата листка нетрудоспособности регулируется Законом No255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Можно ли получить в электронном виде

Так как электронный больничный находится на интернет-носителях, его нельзя испортить и потерять, поэтому  составление дубликата электронного больничного листа законом  не предусмотрено.

Как получить

Если возникла проблема с оригинальной бумагой для получения дубликата больничного листа взамен испорченного, необходимо повторно обратиться в то место, где был получен первый экземпляр документа и запросить новый.

Оформление

Существует набор правил, которых следует придерживаться при оформлении:

• Заполнять поля необходимо черной ручкой, печатными знаками, по одному символу на ячейку.
• Разрешено применять машинописный способ. В пустых ячейках ставятся прочерки.
• Новый ЛВН подписывается ответственным доктором.

Документы

Чтобы получить дополнительный экземпляр, нужно принести с собой паспорт и подать заявление.

Составление заявления

В заявлении указывается, из-за чего возникла нужда в получении дополнительного экземпляра. Если подлинник был испорчен, но не утерян, он прикрепляется к заявлению. Раньше медучреждение требовало справку от работодателя о том, что пособие он еще не выплатил.Сейчас это не является обязательным условием, иногда его могут попросить.

Если ЧС стала причиной проблем в ЛВН, заявление оформляется работодателем на специальном бланке и адресуется в организацию, которая занималась лечением человека.

Порядок выдачи

При необходимости получения копии документа обращаются к лечащему врачу, который оформлял оригинал. С собой берется паспорт, амбулаторная карточка или выписка.

Нужна ли справка о выдаче

Вместе с копией также идет справка, которая нужна, чтобы не было сомнений в законности получения копии бланка. Справку необходимо предоставить по месту работы. В ней находится информация о бумаге, которая была испорчена или утеряна, дубликате и дате выдачи последнего.

Полезно также почитать: Оплата больничного при производственной травме

Распространенные основания для отказа

Если законность получения подлинника документа не оспорена, никто не имеет права отказать в оформлении новой бумаги в случае официального запроса.

Также граждане страны могут обращаться за копиями ЛВН столько, сколько надо. Но, несмотря на тот факт, что законом не предусмотрено никаких ограничений по этому поводу, злоупотреблять этим правом не рекомендуется.

Законодательством предусмотрено несколько ситуаций, когда отказ обоснован:

• при отсутствии установленных или подтверждённых причин утраты оригинала;
• при отсутствии документов, необходимых для восстановления подлинника;
• при некорректном написании названия организации, в которой числится пациент, и информация не подлежит корректировке;
• при аннулировании предыдущего права на получение сотрудником больничного;
• при отсутствии трудовых отношений между сотрудником и нанимателем.

Если возникла ситуация,  когда медицинское учреждение отказывает в официальном запросе без видимых на то причин, следует также убедиться, что это место имеет полномочия для выдачи подобным документов.

Отказ принимается только в письменном виде. Нежелание предоставить документ при отсутствии для этого явных причин может быть пресечен в административном и судебном порядке.

Чтобы обжаловать уклонение от выдачи листа временной нетрудоспособности, нужно подготовить административное исковое заявление.

Полезное видео

Благодаря законной процедуре, которая регулируется строгими правилами, установленными федеральным законом, утеря или порча больничного листа не является неразрешимой проблемой. При игнорировании правил выдачи дубликатов больничных листов сотрудник лишается компенсации, а у доктора есть шанс быть оштрафованным за нарушение.